Services administratifs
Les services administratifs de l’IDEF assurent l’ensemble des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement, qu’il s’agisse de la gestion financière, des ressources humaines ou du secrétariat administratif. Les missions d’entretien des locaux du siège sont également rattachées aux services administratifs.
Sous la responsabilité d’un.e chef.fe de service sept professionnel.le.s assurent les différentes missions dévolues au service. Ces professionnel.le.s peuvent être des adjoint.e.s administrati.f.ve.s, des adjoint.e.s des cadres ou encore des agent.e.s d’entretien qualifié.e.s.
Missions principales
Le service est organisé autour de quatre pôles d’activité principaux. A savoir :
Le secrétariat administratif qui se charge des tâches suivantes :
- L’accueil physique sur le siège.
- Le secrétariat général (gestion du courrier, prise de rendez-vous, rédaction de documents divers,…).
- Le secrétariat des instances (convocations, documents, compte-rendus,…).
- La gestion des dossiers sinistre auprès des assurances.
- Diverses tâches de renfort auprès des autres services administratifs (traitement de factures, émission de bons, archivage, gestion opérationnelle en lien avec les actions de formation, accueil téléphonique).
Le service de gestion des ressources humaines
Il prépare, instruit et met en œuvre tous les dossiers relatifs à la gestion administrative et financière des quelques 180 agents que compte en permanence l’IDEF. Cela passe par :
- Le recrutement et l’élaboration des contrats de travail
- L’organisation de concours
- Le suivi de carrière
- La formation
- Le paramétrage et l’assistance du logiciel planning
- Le suivi de l’absentéisme
- La gestion de la paie
- La gestion des assurances (statutaire, recours contre tiers et protection fonctionnelle)
- La correspondance avec le CGOS (centre de gestion des œuvres sociales)
- La gestion des dossiers retraite
- La veille juridique et réglementaire.
Le service de gestion des ressources financières
Le service de gestion des ressources financières est chargé, en lien avec le SGC (Service de Gestion Comptable) de :
- La préparation et la saisie du budget de l’établissement
- Le suivi de l’exécution des budgets de fonctionnement et d’investissement
- Le suivi de trésorerie
- Le suivi des marchés publics
- Le suivi de l’inventaire
- La tenue de divers tableaux de bord
- Les opérations d’ouverture et de clôture d’exercice
- L’édition de bons d’achat pour les besoins des différents services
En outre un.e adjoint.e des cadres assure les fonctions de régisseu.r.se unique. À ce titre, i.e.l.le est responsable à titre personnel :
- Des opérations en numéraire des encaissements et des décaissements dont i.e.l.le assure le suivi et le contrôle de la régularité comptable
- De la saisie des écritures comptables correspondantes
- De la veille juridique et réglementaire
- De la rédaction et de la diffusion des procédures afférentes à la régie unique.
Le service d’entretien des locaux du siège
Le service d’entretien des locaux du siège est garant de la propreté et de l’hygiène des locaux ce service s’attache à ce que chacun, professionnel comme visiteur, bénéficie d’un cadre confortable, propre et accueillant. Ainsi, les agent.e.s assurent chaque jour :
- La gestion des prestations d’accueil dans les salles de réunion (préparation du café d’accueil, gestion des repas sur site, configuration des différentes salles)
- Le nettoyage des locaux sur le siège mais également sur les sites distants (ENCR’AJ, bureaux APMN, ateliers).
- L’entretien de matériels textiles (bandeaux de lavage à plat, lavettes, franges, etc)
- La gestion des produits d’entretien et leur bon usage
Moyens
Les différents services sont dotés de logiciels et de matériels performants adaptés à leur activité. On peut citer :
Des logiciels métiers
(gestion financière, gestion et suivi du temps de travail, gestion de la maintenance, suivi de l’activité)
Du matériel bureautique et informatique moderne
Serveur, ordinateurs, système de téléphonie mobile ou embarquée, copieurs en réseau. Ces matériels permettent aux professionnel.le.s de l’IDEF d’exercer leur activité tant en présentiel sur le siège qu’en distanciel (télétravail, mobilité).
Du matériel technique
à l’usage des agent.e.s d’entretien (auto-laveuse, méthode de pré imprégnation, nettoyeur à vapeur,…).
Les services administratifs en chiffres annuels :
- Environ 3 000 courriers entrants.
- Presque 1 000 décisions, contrats et avenants produits.
- Plus de 2 000 bulletins de salaire.
- 200 à 300 périodes d’absence enregistrées.
- 80 actions de formation gérées (et 200 demandes individuelles traitées).
- 2 500 bons de commande produits.
- 5 à 6 000 mandats et titres émis.
- 130 000€ transitant par la régie unique.
- Et un nombre incalculable de litres de café et de tasses lavées par le service d’entretien des locaux !
Le service administratif de l’IDEF est constitué d’une équipe stable, efficace, qui a une excellente connaissance de son environnement professionnel. Les agent.e.s mettent en œuvre au quotidien les valeurs de la fonction publique telles que l’égalité, la neutralité, le respect, l’intégrité.
